VeriFactu y factura electrónica en transporte: guía 2026 para autónomos y pymes
Qué es VeriFactu (SIF) y en qué se diferencia de la e-factura B2B
VeriFactu es el “cómo” técnico para emitir y registrar facturas con garantías de integridad y trazabilidad. Lo marca la AEAT a través del SIF (Sistemas Informáticos de Facturación). ¿La idea? Cada factura lleva un huella (hash), un QR y un registro que no se puede manipular sin dejar rastro. La factura electrónica B2B es otra cosa: es el formato y el canal de intercambio entre empresas. Podemos cumplir SIF con una factura en PDF con QR y registro, y a la vez usar e-factura en formato estructurado cuando el cliente lo pida o lo exija la norma aplicable. Dos capas diferentes, complementarias.
En nuestro día a día vemos mucha confusión: se mete en el mismo saco VeriFactu, e-factura y envío de tickets. No es lo mismo. VeriFactu exige que el software sea “conforme” y que cada factura se registre correctamente. La e-factura B2B ordena cómo le entregamos la factura al cliente empresa y cómo se gestiona su estado. Si trabajamos con cargadores medianos o grandes, empezarán a pedir e-factura por sus propios flujos de aprobación. Con autónomos y pymes, veremos convivencia: PDF con QR para unos, e-factura estructurada para otros.
Cuando hablamos con autónomos que venían de “gestión artesanal” nos dijeron algo claro: lo difícil no es la teoría, es encajar esto en la ruta. Ahí es donde la diferencia práctica pesa. VeriFactu nos exige emitir con un software conforme y conservar registros; la e-factura nos exige enviarla por un canal y formato que el cliente acepte. Nuestra estrategia ha sido sencilla: elegir una herramienta que haga ambas cosas y tener plantillas por tipo de cliente.
Requisitos técnicos: QR, hash, remisión y conservación
QR en la factura. Permite validar la factura y su registro. Se imprime o se ve en el PDF.
Huella (hash) y encadenado. Cada factura queda “atada” a la anterior. Si hay manipulación, canta.
Registro/Remisión. El sistema guarda o remite ciertos datos a la AEAT según el modo.
Conservación. Debemos poder reconstruir la secuencia y guardar justificantes durante el plazo legal.
Software conforme. No vale Excel suelto. Necesitamos una solución que cumpla el esquema técnico.
Cuando probamos la emisión con QR desde cabina, comprobamos que el cuello de botella real no era el QR, sino la captura de datos del albarán y el estado del servicio. Lo resolvimos con una rutina simple: cerrar porte → validar albarán → facturar con un clic y generar el QR → envío.
Qué cambia realmente en nuestro día a día
Emisión y envío desde móvil o cabina sin esperar a “llegar a la oficina”.
Desaparece el “borrador libre” sin control. Todo queda registrado.
El albarán deja de ser un papel suelto: lo vinculamos a la factura y a su hash.
Trazabilidad de cobros: mejor reclamación y menos discusiones.
Imagen pro: clientes ven QR y cumplimiento. Aporta confianza.
En Smile Trucker, la digitalización redujo papeleo y mejoró cobros. Lo notamos en la agilidad: menos llamadas, menos errores de digitación y menos “facturas que se pierden”.
Calendario 2025–2026: qué debemos cumplir y cuándo
El calendario práctico se entiende mejor por hitos de adopción que por fechas sueltas. Nuestra guía operativa:
2025: selección y pruebas reales. Alta de series de facturación, plantillas y usuarios.
2026: uso estable de software conforme SIF y preparación de flujos e-factura con quienes lo pidan.
A partir de ahí: ir migrando progresivamente a e-factura estructurada con los clientes B2B que la exijan.
En nuestro equipo detectamos que muchos esperan “a ver si lo retrasan”. Error clásico. Cuando lo dejan para el final, se montan cuellos de botella: formación exprés, datos mal migrados y sanciones por errores evitables. Nuestro enfoque fue el contrario: empezar pequeño con una línea de servicio y subir.
Software conforme y fases por tipo de negocio
Autónomo con 1–2 vehículos.
Objetivo: emitir con QR, conservar registros, enviar por email o e-factura según cliente.
Acciones: app móvil simple, plantillas por porte, enlazar banco para conciliar.
Métrica clave: facturas emitidas el mismo día del servicio.
Pyme 3–15 vehículos.
Objetivo: flujos estables SIF, albaranes vinculados, reglas de precios y suplementos.
Acciones: roles, automatizaciones, API con gestoría, e-factura a grandes cargadores.
Métrica: <48 h desde servicio a factura; reclamación automática a +30 días.
Flota >15 vehículos.
Objetivo: integración TMS/ERP, firmas en entrega, estados de factura y portales B2B.
Acciones: conectores con clientes clave, cuadros de mando y auditoría interna.
Métrica: ratio de errores <1% y ciclo de cobro reducido.
Cuando migramos una ruta regional, empezamos por dos clientes piloto con perfiles distintos: uno aún en PDF, otro ya en e-factura. Así validamos que el mismo software daba servicio a ambos sin fricción.
Lo que dice Crea y Crece sobre la obligación de e-factura
Punto clave para no liarnos: la obligación general de e-factura B2B se despliega con su desarrollo reglamentario y calendarios específicos por tamaño y características. Mientras tanto, nos preparamos porque cada vez más clientes la piden por eficiencia propia. Nuestro consejo operativo: estar listos para entregar en formato estructurado y mantener al mismo tiempo el circuito con QR para quien siga en PDF.
Cómo nos adaptamos sin parar camiones ni perder margen
La teoría es bonita, pero la ruta no espera. Nuestro método “sin frenar” se reduce a cuatro palancas: personas, procesos, plantillas y pruebas.
Personas. Formación mínima de 90 minutos para quien emite o revisa. Manual de 1 página.
Procesos. Cerrar servicio → validar albarán → facturar → enviar → registrar cobro.
Plantillas. Series por cliente y por tipo de porte. Suplementos preconfigurados.
Pruebas. Semana piloto con 5–10 facturas reales y revisión diaria de errores.
En nuestra experiencia, el mayor salto lo dio el albarán digital con anexo de incidencias. Cuando un cliente llamó por un cobro dudoso, reenviamos la factura con QR y el albarán enlazado. Caso cerrado en minutos.
Facturar desde cabina y gestionar albaranes vinculados
App o web móvil con modo offline para zonas sin cobertura.
Campos mínimos obligatorios: cliente, referencia porte, matrículas, origen/destino, bultos, precio y suplementos.
Botón “facturar ahora” al cerrar el servicio: genera PDF con QR y registro SIF.
Captura de firma o foto de entrega como adjunto.
Envío automático a cliente + copia a gestoría.
Cuando probamos la emisión en cabina, medimos el tiempo: menos de 2 minutos por factura con datos pre-cargados. La clave es no pedir información que ya está en el parte de trabajo.
Checklist exprés por tamaño de flota
Autónomos
Definir series y plantillas.
App conforme SIF con QR.
Enviar por email/e-factura según cliente.
Conciliar cobros y registrar incidencias.
Pymes
Roles y permisos.
Albarán digital y anexos.
Reglas de precios y suplementos.
Envío e-factura a grandes clientes y portal B2B si aplica.
Flotas
Integración TMS/ERP.
Auditoría interna de registros.
SLA de emisión y de respuesta a discrepancias.
Dashboard de ciclo de cobro.
Costes, ayudas y riesgos de dejarlo para el final
Hablemos claro de dinero y riesgos. El coste no es solo la licencia. Está la migración de datos, la formación y la parada si improvisamos. En autónomos, el coste suele ser asumible con un plan básico anual. En pymes, el retorno está en reducir días de cobro y evitar errores que antes costaban horas.
En 2025 muchos nos contaron que “no saben por dónde empezar”. No nos sorprende. En nuestras conversaciones internas estimamos que una mayoría del tejido pequeño sigue sin plan cerrado. La solución no es un curso eterno. Es un itinerario corto con fecha, responsables y métricas.
Sobre las sanciones, el mayor riesgo viene de dos frentes: usar herramientas no conformes y no conservar registros de forma íntegra. Si además dejamos la migración para el último mes, duplicamos errores. Nuestro consejo: reservar una semana de pruebas y cerrar un playbook con ejemplos reales de facturas, notas de crédito y anulaciones.
Cuando integramos ayudas o subvenciones, priorizamos las que financian software y formación. Lo que mejor funcionó fue la combinación: licencia anual + 4 horas de formación aplicada al caso real de la empresa. Con eso, el despegue es sólido.
Sanciones y errores comunes
Usar hojas de cálculo “de toda la vida” sin registro conforme.
Generar PDFs sin QR o con QR que no valida.
No encadenar facturas o romper la secuencia.
No vincular albaranes e incidencias, lo que complica cobros.
No documentar la anulación/corrección con su asiento correspondiente.
Formación mínima para el equipo
30’ de conceptos: SIF vs e-factura.
30’ de app: crear, enviar, corregir, anular.
30’ de casos: suplemento por espera, reentrega, portes combinados.
15’ de check final: checklist y métricas.
En nuestro equipo, con 90 minutos, cualquier administrativo o conductor con permisos puede emitir, adjuntar evidencias y enviar sin pedir ayuda.
FAQs clave de transportistas autónomos
¿Puedo seguir enviando PDF por email si el cliente lo acepta?
Sí, mientras cumplas SIF y el cliente no te exija e-factura estructurada. Mantén ambos circuitos listos.
¿El QR es obligatorio en todas las facturas?
Si estás bajo software conforme SIF, sí: el QR es parte del esquema que aporta trazabilidad y verificación.
¿Qué pasa si un cliente quiere e-factura y otro no?
Configura dos plantillas y automatiza. La herramienta decide el canal según el cliente.
¿Y si no hay cobertura en ruta?
Trabaja en modo offline y sincroniza al recuperar señal. Prioriza apps que ya lo soporten.
¿Puedo migrar mis series antiguas?
Sí, pero valida numeraciones y evita saltos. Mejor empezar en una fecha corte con series nuevas bien documentadas.
En conclusión, smilers:
VeriFactu no es un capricho. Es profesionalización. Si lo preparamos con cabeza, facturamos antes, cobramos mejor y discutimos menos. Nuestro camino fue simple: elegir software conforme, estandarizar albaranes, emitir desde cabina y tener la e-factura lista para quien la pida. Nada épico. Solo método. Si lo hacemos ahora, en 2026 estaremos tranquilos y con ventaja.